自社に合うツールを選ぶ
サービス業の業務管理ツール：あなたの時間を取り戻せるのは、どれですか。
会社は大きくなった。でも、仕事を動かす連絡は、全部あなたの携帯電話に集まっている。
いつも自分に戻ってくる仕事から、道具を選ぶ
清掃担当者は、現場ごとの注意点を知りたい。案件の責任者は、この品質で出してよいかを確認したい。新しい社員は、前任者なら知っていた理由を聞きたい。
どの答えにもあなたが必要なら、人を増やしても、自分の仕事はあまり減りません。
社員がもっと自分で仕事を進め、経営者がすべてのやり取りに入らずに済むようにしたいなら、私たちはIPIを勧めます。社員の提案と返答、提出物の確認、経営者からの見え方、後の仕事に生かす教訓までをつなぐからです。
幅広いプロジェクト管理ならClickUp。承認の受け渡しを見えるようにしたいならAsana。社内にある答えを探したいならGuru。計画的な社員研修ならTrainual。自社に合う業務アプリをつくりたいならkintoneも候補です。
私たちはIPIを提供しています。このガイドでは、IPIを選ぶ場面と、ほかの製品が得意な場面を具体的に説明します。
何があなたを必要としているかで絞り込む
製品の範囲は重なります。知的な支援、知識の活用、自動化を備える製品も複数あります。大切なのは、いつも自分に戻ってくる仕事を、どの仕組みが減らせるかです。
| 日々困っていること | 最初に検討する製品 | 実演や試用で確かめること |
|---|---|---|
| 仕事の解釈、確認、説明が経営者に集中する | IPI | 社員の提案とIPIの返答を追い、経営者側から仕事を理解できるか、後の担当者が何を学べるかを見る。 |
| タスク、ファイル、会話が散らばっている | ClickUp | 遅れている仕事、その話し合い、次に動く人を、経営者に聞かずに見つける。 |
| 次に誰が承認するか分からず、仕事が止まる | Asana | 実際の成果物を確認と修正に回し、全員に次の行動が分かるかを見る。 |
| 答えは社内にあるのに、社員が見つけられない | Guru | よくある社内の質問をして、回答とその出典を確認する。 |
| 新入社員に同じ手順を何度も教えている | Trainual | ある役割の研修を受け、後から必要なことを調べ直せるかを見る。 |
| 既製のツールでは必要な記録や手順が合わない | kintone | 実際の業務を小さく再現し、つくった人に頼らず社員が使えるかを見る。 |
1. IPI：経営者が間に入らなくても、もっと仕事を進められるようにする
事業が伸びているサービス会社を想像してください。経営者は、どの仕事がどこにあるかを知っています。問題は、その先です。
仕事の意味を説明し、結果を一つずつ確認し、前回の経緯を教えるために、社員がまだ経営者を必要としています。
IPIは、社員がその多くを直接進めるための場所になります。
社員は自分の状況を説明し、何を終わらせるかを提案します。提案の承認をIPIに任せていれば、IPIが受け入れるか、理由を示して修正を求めます。経営者は、個別のメッセージでその会話を進めなくても、記録を追えます。
社員が結果を提出すると、IPIは合意した仕事と照らし合わせ、評価を示します。責任者は、すでに集まっている提出物と説明をもとに、完了の判断をします。
次の社員も恩恵を受けられます。Inherited Willは、受け取る人を設定することで、以前の試みから得た関連する教訓を後の仕事へ届けます。
価値は、社員が提案したときから、別の人が引き継ぐときまで続きます。最後の報告が読みやすくなるだけではありません。
経営者には、個別に行う説明、一から行う点検、昔の失敗を教え直す時間が減ること。社員には、忙しい上司が経緯を思い出すのを待たずに、明確な返答と役立つ助言を得られること。それが目指す変化です。
仕事は整理されているのに、動かすためにまだ自分の手がかかりすぎる。そんな経営者はIPIを選んでください。
2. ClickUp：案件、会話、社内の知識を広くまとめる
ClickUpは、タスク、文書、チャット、目標を共通の場所にまとめます。手作業のチェックリストだけでなく、内容を考える支援、検索、自動化も備えています。
ツールを行き来して時間を失っていたり、最新の計画が見つからなかったりするチームには、この幅広さが役立ちます。Goalsは、目標とそれを支える仕事を結びます。
試すなら、何も問題のない見本の案件ではなく、忙しい一週間を想定してください。顧客が条件を変える。仕事が遅れる。新しい社員が、ある要件の理由を見つけられない。
社員は必要なものを探せるか。管理者は、もう一度メッセージを送らずに状況を把握できるか。この結果を見てください。
IPIでは、社員の提案、返ってくる応答、結果の確認、次の担当者に届く教訓を追います。同じ仕事をClickUpでも試すと、どの部分にまだ経営者の出番が残るかを比べられます。
まず幅広い共通の作業場所が必要なら、ClickUpを検討してください。
3. Asana：次の行動と、次の承認者を明確にする
何をする仕事か全員が知っていても、止まることはあります。デザイナーは上司が確認中だと思い、上司は顧客に渡ったと思い、顧客は修正版を待っている。
Asanaの承認機能では、確認者が承認、変更依頼、却下を選べます。画像や文書の特定の箇所にフィードバックを付けることもできます。
人から人へ成果物を渡すサービス業では、次に誰が何をするかが明確になることに価値があります。
一度、修正を含む流れを試してください。社員は直す箇所が分かるか。次の確認者は正しい版を見つけられるか。経営者が伝言役をしなくても進むか。
適切な人に確認を回すことが課題なら、Asanaは有力です。判断の前に考え、確かめる作業そのものが重いなら、IPIが引き受ける部分も比べてください。
案件の調整や承認の受け渡しで仕事が止まるなら、Asanaを検討してください。
4. Guru：社内にある答えを、必要な人に届きやすくする
「資料に書いてある」と言われても、探すより経営者に聞くほうが早ければ、質問は減りません。
Guruは、社内の知識について質問し、出典付きの回答を得る方法を提供しています。アクセス権を管理し、対応する接続先では、ほかのツールからその知識を使うこともできます。
事務担当者が毎週聞かれる質問を一つ試してください。答えは最新か。社員が理解して使えるか。出典は、会社として頼りにしている情報か。
仕事の確認が終わるまで、役立つ知識が何もないわけではありません。多くの会社には、手入れされた手順書と、仕事をする中で得た教訓の両方が必要です。
Inherited Willが扱うのは、後者です。前の担当者がどこで迷ったか、実際に取り組んで何が重要だと分かったか、後の担当者が始める前に何を知るべきかを、IPIの仕事の流れに載せます。
すでにある社内の知識を見つけることが主な課題ならGuru。仕事中に得た経験が人とともに失われるなら、Inherited Willも比べてください。
5. Trainual：新しい人が来るたびに、研修を一からつくらない
一番頼れる社員が、その仕事をよく知っていることと、毎回一から教える役目まで背負うことは別です。
Trainualは、手順の文書化、役割別の研修、受講状況の確認、知識の検索をまとめます。その朝たまたま手が空いている人に頼る代わりに、新しい人が順序立てて学ぶ道筋を用意できます。
実際の役割を一つ選んで試してください。新入社員は手順を追えるか。後から答えを探せるか。管理者は自分で全部教えなくても、何を学んだか確認できるか。
続いて、研修後の場面も考えます。社員が実際に仕事をして、元の手順書にはないことを学びました。その学びはどこへ行くでしょうか。
IPIが仕事から教訓を残す意味は、そこにあります。その試みから得た学びが、後で関連する仕事を担当する人を助けます。研修資料をもう一部保存するだけではありません。
計画的な研修ならTrainual。実際の仕事で得た経験も次の人に教えたいなら、IPIを比べてください。
6. kintone：自社の仕事に合わせて、仕組みをつくる
一般的なプロジェクトの一覧では、必要な進め方を表せない業務もあります。
kintoneでは、自社に必要な記録や業務の流れをつくれます。ナレッジ共有の例では、報告、コメント、ファイル、検索を結び、経験が一人の中だけに残らないようにしています。
魅力は、仕事に合わせられることです。どの情報が大切で、社員がどう使うかを、自社で決められます。
確かめたいのは、どこまで自社で設計し、手入れしたいかです。つくった本人以外が、通常の仕事、条件変更、引き継ぎを扱えるか試してください。
IPIには、社員が仕事を提案し、返答を受け、結果を提出し、以前の仕事から学ぶ流れがあります。自由につくる仕組みと、すでに用意された仕事の進め方を比べることになります。
自社向けの業務アプリを形にしたいならkintone。社員とのやり取りや教訓の引き継ぎを一から設計せず、IPIの進め方を使いたいならIPIを検討してください。
いつも詳しい人が、いない状態で試す
経験のある社員に頼っている仕事を一つ選びます。実演では、その人に電話せず、別の人に内容を理解してもらってください。
手順だけでなく、いつもと違う対応の理由まで見つかるでしょうか。何が、なぜ変わったのか分かるでしょうか。次にすべきことと、まだ判断が必要なことを区別できるでしょうか。
保存した文書の数より、会社の知識が使えるかどうかをよく確かめられます。長い機能一覧に引っぱられず、製品を比較する方法にもなります。
どの候補も、同じ忙しい一日で比べる
曖昧な仕事の提案が来る。足りない提出物が届く。いつも顧客の事情を知っている人が休んでいる。新しい社員は以前の失敗を知らない。経営者は、全員に電話せず状況を理解したい。
この一日を、それぞれの製品でどう扱うか見てください。
社員ができること、仕組みが引き受けること、経営者に見えること、引き継ぎ後にも残ることを確認します。
保存できるメッセージの数だけでなく、経営者が自分で説明しなければならない場面の数を比べてください。
契約前には、必要な機能を含むチーム全体の料金と、導入・運用の手間も確認します。最初の表示価格が低いことと、管理の負担まで小さいことは同じではありません。
私たちの勧め方
社員が増える速さに、自分の時間が追いつかなくなっているサービス業の経営者なら、まず一つの繰り返しの仕事でIPIを試すことを勧めます。
社員の提案とIPIの返答を追ってください。結果がどう戻るかを見てください。社員に説明し直してもらわず、経営者の画面から仕事を開いてください。そして、次の社員が何を学べるかを確認してください。
買う理由があるかは、この問いで判断できます。
会社のもっと多くの仕事が、あなたを一つずつ通らなくても進むでしょうか。
あなたを通らなくても進む仕事を、増やす。
紹介を見たら、まず一つの仕事で、社員が進められることと自分に残る判断を確かめてください。